Utilizza un archivio digitale per la tua documentazione in sostituzione del tradizionale archivio cartaceo.
L’Archiviazione Documentale Digitale è un processo finalizzato a rendere non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo un documento.
Avendo a disposizione un archivio digitale, la consultazione dei documenti diventa molto più semplice e immediata.
Tramite software dedicati, o con il gestionale in uso nella tua azienda, potrai comodamente cercare, filtrare e consultare qualsiasi documento.
È un servizio rivolto a pubbliche amministrazioni, imprese e aziende che vogliano gestire la propria documentazione tramite un archivio elettronico e non più cartaceo.
Il processo di digitalizzazione può riguardare sia l’archivio cartaceo che la documentazione corrente.
In base alle quantità di documenti da archiviare digitalmente, l’azienda potrà valutare se gestire il processo con software dedicati o se affidarlo completamente in outsourcing.
Per quanto riguarda l’archivio tradizionale, la digitalizzazione dei documenti avviene tramite scansione, anche massiva, del cartaceo.
I documenti digitali vengono poi indicizzati per una identificazione univoca.
Preparazione
Il materiale cartaceo viene ricevuto dai nostri operatori, che iniziano a prepararlo per la fase successiva.
In questa fase il documento cartaceo viene identificato (quali documenti devono essere scansionati e quali no), liberato con cura da eventuali punti o graffette, e, se necessario, pulito.
Scansione
Una volta terminata la preparazione del documento cartaceo, l’operatore passa alla fase di scansione massiva tramite scanner professionali.
I nostri strumenti permettono l’acquisizione di documenti in qualsiasi formato.
Indicizzazione
La terza fase del processo prevede l’identificazione degli indici richiesti dal cliente; si tratta di informazioni specifiche che vanno a identificare le immagini in modo univoco, permettendo una rapida ed immediata ricerca del documento all’interno dell’archivio digitale.
Conservazione Sostitutiva
La quarta e ultima fase è quella della conservazione del nuovo documento digitalizzato; il servizio di conservazione sostitutiva prevede l’apposizione della firma digitale e della marca temporale sul documento, che verrà inviato in conservazione e conservato a norma di legge per i tempi previsti dalla normativa. Il servizio viene offerto da Eiteam in partnership con conservatori accreditati.